Burak Sağlık – İnternet, Extranet,İntranet Kitabının Tümü

4.11. Intranet Konusunda Dikkat Edilmesi Gerekenler
Intranetler yatırım gerektirmeksizin yerel bilgisayar ağı üzerine kolaylıkla kurulabilir. Ancak altyapının sağlıklı çalıştığından emin olunması gereklidir. Bugüne kadar ağ üzerindeki bir bilgisayara ara-sıra erişilemiyor olması sorun olarak kabul edilmemiş olabilir, ama intranet kurulumu için en büyük tehditler bu gibi düzensiz ve plansız ortaya çıkan hatalardır. Tıpkı depo sayımları öncesinde yapıldığı gibi ulaşılması ve ulaşılmaması gereken tüm belgelerinizin doğru yerlere istiflenmesi ve ardından envanterinin oluşturulması gereklidir. İntranet kurulumu, orta vadede sistemin adım adım değiştirilmesini gerektirir. Kullanıcıların bir sabah işe geldiklerinde her ne kadar uzun süredir eğitimi alıyor olsalar bile tümüyle yeni sisteme adapte olmaları istenemez. Bu nedenle intranet kurulumuna başlandığında sürekli eğitimlere ve adım adım sistem değişikliğine çalışanlarınızın motivasyonunun tam olması gereklidir. İntranet kurulumunda yaşanan aksilikler çoğunlukla işletmenin analizi sırasında yapılan hatalardan kaynaklanır. İşletme genelindeki tüm görevlerin sırayla bile ele alınsa, analiz edileceği düşünüldüğünde kurulacak sistemde aralarındaki koordinasyonun mükemmelliği, ilk aşamadaki analizin ne kadar sağlıklı olduğuna bağlıdır. Bu nedenle intranetinizi kuracak firmanın sektörünüzdeki analiz yetenek ve tecrübelerini test etmeniz faydalı olacaktır. Firmanızda bilgisayar yazılımları konusunda bilgisi bulunan ve işletmedeki görevlerin neler olduğuna kolayca ulaşabilecek bir çalışanınızın, günlük çalışma zamanının tamamını (en azından ilk 1 ay boyunca) intranete geçiş işlemlerine ayırmasını sağlayın. Bu kişi aynı zamanda projenin ilerleyişi hakkında size düzenli olarak rapor vermelidir. Intranet kurulumu tamamlandıktan sonra da bu çalışanınız, zamanının bir bölümünü intraneti yürütmeye ve yönetmeye ayıracaktır. İntranet çözümünüzü sağlayacak firma, işletme bilgilerinizin neredeyse tamamına ulaşma hakkı elde etmek zorundadır. Bu nedenle işe başlanmadan önce aranızda yapacağınız sözleşmede, firma bilgilerinin gizliliği ve üçüncü firmalara sağlanmasını kesinlikle istemediğiniz bilgiler konusuna özen gösterin. İntranetler extranetler ile iş birliğinde çalıştırılabilir. Bu sayede hem intranette kullanılan izin vereceğiniz bir bölümüne müşterilerinizin, bayilerinizin ve tedarikçilerinizin ulaşmasına izin verebilirsiniz. Ancak intranetlerde tek bir bilgisayarın bile internete bağlanabilir olması çözüm sunan firmanın çok ciddi güvenlik tedbirleri almasını gerektirir. Unutulmamalıdır ki dışarıdan saldırı gelebileceği gibi sistemi bilen bir kullanıcı da işten ayrılırken tüm firmanın portföyünü ve gizli bilgilerini yanında götürebilir. Bu nedenlerden ötürü içeriden ve dışarıdan gelecek saldırılara karşı hangi güvenlik önlemlerin alınacağını proje başlamadan önce öğrenin ve mümkünse bu konuda sunulanları uzman bir firmaya denetletin. İntranetin en korkulan ikinci düşmanları bilinçsiz kullanıcılardır. Bu nedenle çalışanlarınızın intranet konusundaki eğitimleri almaları büyük önem taşır. Ancak eğitimlerin, çalışanlarınızın ne kadar zamanını alacağı, plan ve programının ne şekilde yapılacağı büyük önem taşır. Unutmayın ki intranet eğitimleri, firmanız çalışanlarının var olan iş yükünü daha da yoğunlaştırmamalıdır. Firmanızda bir intranet kurulmaya başlanmasından önce hummalı bir bahar temizliğine girmeniz gerekebilir. Klasör düzeyinde izinlerin ayarlanması, güvenlik ve kullanıcı tanımlarının hazırlanması gibi konularda İntranet altyapınızı oluşturmada yardımcı olacak firmanın ihtiyacı olacak birçok bilgiyi doküman envanterinizi oluştururken belirlemeye çalışın.

Bunları kafanızda tartmak için yanınızda bilgi işlem konusunda bilgili ve tecrübeli birinin olması her zaman iyidir. Ama önerilerini dinlemek ve sundukları çözümlerin zayıf noktalarını bulmak için kendi işinizi bilmeniz ve kafanıza yatmayan taraflarda daha detaylı bilgi isteyerek konunun üzerine gitmeniz en iyisi olur.
Tıpkı extranet çözümleri gibi; İntranetlerde de kurulumu yapacak, ihtiyacınız olan yazılımları belirleyecek veya size özel bir intranet yazılımı geliştirecek firmayla aranızda bir sözleşme yapmanız en doğrusu olacaktır. Karşılıklı gizlilik ve proje teslim süresi gibi konuların bu sözleşmede yer alması gerektiğini unutmayın.

4.12. Intranet Üzerinden Bir Organizasyonun Çalışanlarına Sunabileceği Bazı Bilgiler
– Firma tanıtımı,
– Satış bilgileri ve teknikleri,
– Pazarlama materyalleri,
– Firmadan haberler ve duyurular,
– Yardım masası ve teknik destek,
– Finansal bilgiler ve aktiviteler,
– Proje duyuruları ve bilgileri,
– Dökümantasyon, Eğitimler, Toplantılar,
– Personel listesi, ve ulaşılabilecekleri adresler,
– Organizasyonel yapı, görev listesi ve tanımları,
– Güvenlik, bazı fonksiyonlara erişimi sınırlama,
– Bayi şikayet bildirileri, Bayi geri dönüş formu,
– Bayilere satış yapılacaksa, Sipariş giriş,
– Bayilere Satış yapılacaksa, istenirse Tahsilat,
– Bayilerin ulaşacağı Stok bilgileri,
– Bayilere özel haberler ve duyurular.

Bu tarz bilgilerin intranet üzerinden kolaylıkla organizasyon çalışanlarına iletilmesi özellikle büyük ve çok konumlu organizasyonlar için çok kullanışlıdır.

4.13. Intranet Kullanımının Bir Şirket İçin Avantajları

• Lojisiyeller, protokoller ve standartlaşmış materyaller
Yalnız bir tek internet navigatoru yalnız bir tek internet protokolü ve standartlaşmış internet materyalleri kullanmak bilgi aktarımı, ve kullanım açısından maliyet avantajı sağlar.

• Hali hazırdaki eşyaları kullanım
Intranet yeni bir program ve ya yeni bir bilgisayar gerektirmez bu yüzden bir şirket intranete geçecekken ekstra ekstra para harcamak zorunda kalmaz.

• Daha Az Kağıt
Bir dökümanın sirkülasyonu genellikle şu şekildedir: oluşturulması, temize çekilmesi, ve iletilmesi. Bir hata olduğunda bu prosesin her seferinde tekrarlanması gerekmektedir. İntranet sayesinde oluşturulan bir dökümana defalarca girilerek o doküman üzerinde oynamalar yapabiliriz. Hem de bu oynamaları hiçbir kağıt israf etmeden gerçekleştiririz.

• Daha az toplantılar dolayısıyla daha az yer değişimi
Intranet üzerinden şirketteki en üst kademeden en alt kademeye kadar kullanıcılar, telekonferanslar yoluyla bir kamera ve bir monitör yardımıyla, masalarından kalkmaları gerekmeden istedikleri fikir alışverişini gerçekleştirebilirler. Böylece şehirlerarası yüzyüze görüşülmesi gereken meseleler bile hiçbir bilet parası gerektirmeden halledilebilir.

• Bazı işlemlerin otomatikleştirilmesi
Arşivleme ve güvenli şekilde kopyalama gibi bazı işlemler intranet sayesinde çok daha otomatik olarak halledilirler.

• Bilgi arama motorlarından bilgi tarama kolaylığı
Kendi işinizle veya kendi organizasyon dalınızla ilgili bilgileri intranet sayesinde çok daha optimize olarak (yani işinize yarayacak bilgileri bulma) edinebilirsiniz. İnternet koca bir bilgi sahasıdır ve aradığınız şeyi onca bilgi arasından elemek oldukça zorken intranet özelleştirilmiş olduğu için çok daha avantajlıdır.

• Grup halinde çalışma kolaylığı
Daha öncede belirtildiği üzere intranet üzerinden şirket içi kontağa geçmek bazı özel yüklenen programlarla kolaylaştırılmıştır. Aynı zamanda ortak projelerde ortak bir alana doküman toplayan iş arkadaşları yine intranet sayesinde toplanan tüm dökümanlara (herkesin topladıklarına) kendi bilgisayarlarından erişebilirler.

• Daha az formalite
Günümüzde iş ortamında fazlasıyla işe yarayan e-maille haberleşme eski formalite dolu mektup veya diğer haberleşme tekniklerinin yerini almış ve çok daha yalın ve kısaltmalarla dolu haberleşmeye olanak vermiştir. İntranet üzerinden de e-mail veya diğer haberleşme çeşitleri çok daha samimi gerçekleştiriliyor.

• Multimedya değişimi
Şirketinizde multimedya teknolojilerini kullandıkça belirtilmek istenen ana fikirler daha net anlaşılıp kolaylıkla özümsenebilir. Buna örnek olarak animasyonlarla süslenmiş bir dökümanı gösterebiliriz.
Bu avantajlara daha pek çok şeyler ekleyebiliriz fakat bunlar en önemli olanlarıdır.
BEŞİNCİ BÖLÜM EXTRANET