Burak Sağlık – İnternet, Extranet,İntranet Kitabının Tümü
4.7. Intranet Oluşturmanın Stratejik Yararları
Herhangi bir noktadan herhangi bir noktaya bağlantı- Üzerinde koştuğu donanımsal platformdan bağımsız olarak herhangi bir Web tarayıcı, herhangi bir Web sunucu ile konuşabilir. Web’in doğal protokolü olan HTTP(Hypertext Transfer Protocol), normal olarak uyumsuz olan donanımsal platformlar arasında köprü kurmaya yardımcı olur.
Çoklu veri formatları- Her ne kadar Web’in doğal formatı HTML(HyperText Markup Language) ise de, Web üzerinden metin dosyalarına, uygulama dosyalarına ve çokluortam nesnelerine erişilebilir. Web tarayıcı yardımıyla, yardım sağlayan veya gözlemlemeye olanak tanıyan uygulamalar otomatik olarak başlatılabilir.
Yazılıma yönelik en az düzeyde yatırım- Ticari Web sunucular bile pahalı değildir. Birçoğu ya ücretsiz veya paylaşım esaslı(shareware) sağlanmaktadır. Pazardaki şiddetli rekabet, ticari sunucuların fiyatlarını aşağı çekmektedir. Bu şekilde organizasyonlar, bir üretici tarafından desteklenen yazılımları, hem de düşük fiyatla elde edebilmektedir. Ayrıca, “satın almadan dene” modeliyle sağlanan yazılımlar sayesinde, şirketler çeşitli ürünleri İnternet’ten indirmekte ve yatırım yapmadan önce değerlendirebilmektedir.
Hızla kullanıma geçilmesi- İntranet’ler çoğunlukla, Bilişim Sistemleri(BS) bölümlerinden bir kişi veya küçük bir grubun deneyler yapmaya başlamasıyla, tetiklenmiştir. Bir yarım gün içinde intranet prototipleri oluşturularak, şirketin derhal teknolojiyle deneysel çalışmalara girmesi sağlatılabilir. Bunun için uzun uzadıya planlar ve büyük yatırımlar yapmaya gerek yoktur.
Derhal ortaya çıkan maliyet tasarrufları- Yazıcıdan yazdırılan veya fotokopi ile çoğaltılarak dağıtılan herhangi bir bilgi, maliyet tasarrufu sağlayacak şekilde intranet üzerine yerleştirilebilir. İnsan kaynakları el kitapçıkları, fiyat listeleri ve çalışanların telefon numaralarının ömrü kısa olduğundan, bunların yazıcıdan çıktısının alınması veya fotokopi ile çoğaltılarak dağıtılması yerine, intranet üzerinden herkesin kullanımına sunulması daha iyi bir çözüm olacaktır. Sadece bu yayınlama masraflarından kurtulunması bile, intranet’lere yatırım yapmak için yeterli bir neden olabilir. Geleneksel olarak basılan dokümanlara ek olarak, düzenli aralıklarla basılan yüksek hacimli raporlar da intranet’ler üzerine yerleştirilebilir. Bu şekilde raporlar, merkezi bir yerden kullanılabilir ve yazıcıların aşınmasından da kaçınılmış olur. Raporlar çevrimiçi bir şekilde mevcut olduğundan, ilgili herkes dokümanların ilgilendikleri kısımlarına bakıp, raporun tümü yerine istedikleri kısımları yazdırabilirler.
Taze bilgi- İntranet kullanırken, güncel bilgi kolayca şirket içindeki kullanıcılara, stratejik ortaklara ve alanda çalışan satış personeline kolayca dağıtılıp, ulaştırılabilir. Böyle bir çalışma ortamında, uzaktan çalışanlar, en son fiyat listelerini, teknik doküman ve diğer sıkça kullanılan materyallerin en son versiyonunu kullandığından emin olurlar.
Standart istemci sayesinde, bakım ve eğitim masrafları azalır- Sunucu tabanlı uygulamalar için standart tarayıcı arayüzü kullanılmasıyla, istemci tarafındaki bakım gereksinimi azalır. Ayrıca kullanıcılar için çok az bir eğitim gerekli olur. Çünkü tarayıcı arayüzü sezgisel bir şekilde anlaşılabilmekte ve tüm internet/intranet uygulamaları için aynı arayüz söz konusudur.
Stratejik teknolojilere karşı şirket içinde oluşan deneyim- Intranet’ler sayesinde, Web sunucuların yönetilmesi, Web içeriğinin yaratılması ve TCP/IP ile ağ oluşturulması gibi Internet teknolojilerine karşı şirket içinde deneyim oluşur. Bu tür ayırd edici beceriler, şirket İnternet okur-yazarı haline geldikçe, birer değerli şirket varlığı haline gelir.
Bölümlere ilişkin bilgi sağlayıcılar- Yeni bilgiler içeren bir intranet’i ayakta tutabilmek için, her bir organizasyonel birimin, inranet’in kendisine ait kısmını güncel tutması gerekir. Basit Web yayınlama araçları ve uygulama eklentileri sayesinde son kullanıcılar Web üzerinden bilgiler yaratarak güncelleyebilirler. Bilgiyi yaratan çalışanların, aynı zamanda Web içeriğini devam ettirmekten sorumlu tutulmasıyla, bilginin ilk elden sahiplenilmesi sağlatılmış olur.
Bandgenişliği fazlalığı- İnternet üzerinden çokluortam içeriği sağlanabilirse de, yavaş bağlantılar nedeniyle bunun kalitesi tatminkar değildir. Buna karşılık, 10 ila 100 MBps hatta 1000M bps Ethernet LAN’lar üzerinde geçeklenen intranet’lerde, çokluortam uygulamalarını desteklemek daha gerçekçi hale gelir. Örneğin, intranet’ler üzerinden çokluortam eğitimleri yürütülebilir. Yüksek bandgenişlikli intranet’ler üzerinden ileri düzeyli Java uygulamaları daha etkin bir şekilde yürütülebilir.
Kurumsal iletişimin ve yararlı bilgi paylaşımının iyileşmesi- İntranet’in en büyük potansiyeli, organizasyon içindeki iletişimin iyileşmesi şeklinde gözükür. İntranetler sayesinde oluşan bölümlerden bilgiye erişme sinerjisi, geleneksel olarak yalıtılmış iş birimlerinin birbirleriyle etkileşmesine yol açar ve bu da performası attırır. Örneğin bu sayede bir şirketin üretim bölümü, müşteri servisine gelen çağrı kayıtlarını görebilir ve bu sayede, daha iyi kalite kontrolü için hangi bileşenlere gereksinim olduğunu belirleyebilir.
Daha önce birisinin çekmeceleri veya çalışma dolabındaki klasörler içinde saklanan bilgiler, intranet’lerin kullanılmaya başlanmasıyla, herkesin kolayca erişebileceği merkezi veri depolarında saklanarak, paylaşılır. Satış sunumları, eğitim materyalleri gibi bilgilere erişilerek, paylaşılabilir. İletişimin iyileşmesiyle, yenilikçi fikirlerin ortaya çıkışı hızlanıp artar ve bu şekilde müşterilere daha iyi hizmetler götürülebilir.
Eski sistemlerle(legacy) tümleşim- İntranet’ler çeşitli donanımsal platformları birbirine tümleştirmenin yanında, çeşitli yazılım sistemlerine grafiksel önyüz olarak kullanılmıştır. Anaçatı arayüzleri artık, az bir çabayla terfi ettirilebilir. Java ve benzeri diğer programlama dilleri kullanılarak veritabanları Web kullanıcıları tarafından sorgulanarak, raporlar üretilebilir ve otomatik olarak Web’den yayınlanabilir.
Kullanıcılar arasında daha iyi bir işbirliği ortamı- İntranet tabanlı tartışma grupları, proje toplantılarına ek bir araç olarak hizmet edebilir. Sohbet grupları, şirketin hiç umulmayan bir bölümünden diğer başka bir bölümüne yeni fikirlerin akışına önayak olabilir. İntranet’ler, Lotus Notes gibi özgün “groupware” uygulama yazılımlarına göre daha az pahalı, daha kolay kurup çalıştırılabilen alternatif platformlar olarak görülmektedir. Eğer bir kurum içinde değişik donanım platformları, ağ üzerinde değişik protokoller mevcutsa, böyle bir ortamda işbirliği içinde çalışmayı gerçekleştirebilmek zordur. Buna karşılık TCP/IP, tüm sunucu kategorilerine erişebilecek yegane protokoldür. Aksi halde daha zor bir yol izlenerek, örneğin bir Novell sunucu ile bir UNIX sunucu ararsında arayüzler oluşturmak gerekecektir. Birçok durumda intranet’ler groupware çözümleriyle karşıkarşıya gelerek onlarla rekabet ederken, bazı hallerde de birbirlerini tamamlarlar. İntranet çözümlerinde, diğer Groupware ürünlerinde karşılaşılan(Lotus Notes, Groupwise, Exchange) veritabanı tümleşim standardı ve replikasyon yetenekleri eksiktir. Örneğin, dağılmış intranet sunucuları mevcutsa, veri otomatik olarak sunucular arasında güncelleştirilemez. Groupware ürünlerinin bilgi ve doküman paylaşım yetenekleri daha gelişmiştir. Bir de, Web sunucuların güvenlik sorunu hala gündemin en ön sırasında yer almaktadır.
Buna karşılık, intranet ve groupware ürünleri arasında doğal bir yakınsama izlenmektedir. Groupware üreticileri ürünlerine, TCP/IP ve internet yetenekleri katarak yeni versiyon ürünler çıkarırken, intranet üreticileri de TCP/IP uygulamalarına groupware özellikleri katmaya başlamıştır.
Intranet üzerinde, “yayınlama” uygulamaları göreceli olarak kolay bir şekilde gerçeklenebilirken, veritabanı bağlantılı etkileşimli uygulamalar daha dikkatli bir şekilde tasarımlanmalıdır.
4.7.1. Intranet Evrimi
İntranet’ler, basitten daha karmaşık(işler açısından daha kritik) uygulamalara doğru bir gelişim göstermektedir. Tablo.1’de, intranet gelişiminin aşamaları listelenmiştir.
4.8. Internetten Farkları
Temelde bir Intranet tıpkı Internet gibidir. Çünkü kuruluşunuzun bilgilerini standart bir Web gözatıcısı penceresinde izlersiniz. Ancak bu bilgiye uzanan erişim, şirketinizin sınırları içerisinde kalır.
Peki size ait Intranet ne gibi bilgileri içerebilir? Kısacası, her şeyi. Bu kapsam, şirket idarecileri ve yönetimin ihtiyaç duyduğu finansal verilerden kuruluştaki çalışma gruplarının planlanmasına, hatta çalışan kayıtlarındaki tüm ayrıntılara kadar uzanabilir.
Intranetler ve Internet’in temel farklılıklarına iler ki bölümlerde ayrıntılı olarak değineceğiz.
4.9. Intranetler Için Yatırımın Geri Dönüşü(ROI)
Intranet’ler için yapılan ROI çalışmaları pozitif neticeler vermiştir. İntranet’lerin gerçeklenmelerinin kolaylığı, projeye başlama maliyetlerinin düşüklüğü nedeniyle, intranet projeleri için yönetimden alınması gereken bütçe onayları öyle büyütülecek miktarlarda olmaz. Yapılan bir anket çalışmasında, projelerin %64’üne, maliyet analizi yapılmadan girişildiğini ortaya çıkarmıştır. Pazar araştırma kuruluşu META Group, intranet projeleri için yıllık ortalama %38’lik bir ROI sağlandığını ortaya çıkarmıştır. Buna karşılık, eski sistemler veya ERP gibi yazılım sistemleri ve ekstranet’lerle yapılan arabağlaşımlar, daha karmaşık intranet uygulamalarıdır ve daha dikkatli planlama yapılmasını gerektirir. Bu tür uygulamalar daha maliyetli olmasına karşılık, ROI değerleri de daha yüksektir.
4.10. Intranet Pazarı
Intranet’ler büyük kuruluşlarda daha hızla kabul görmektedir. Bunun nedeni açıktır. Büyük kuruluşlarda, bölüm ve grup sayıları orta ve küçük ölçekli şirketlere göre çok daha fazla olduğundan, organizasyonun içinde bilgi adacıkları oluşmuş durumdadır. Ayrıca, bölümler arası iletişim kopuktur. Bunun temel nedenleri, farklı sistemlerin birbirleriyle uyumsuzluğu ve orta/küçük işletmelere göre ölçek farklılığıdır. İntranet’lerin kurulumu ile, bilgi paylaşımı tüm kuruluşa yaygınlaştırılabilir ve bölümler arası işbirliği artar.
Intranet sunuculara yönelik potansiyel pazar, dış Web sitelerine yönelik sunucu pazarından çok daha fazladır. Tahminlere göre, şirketler her bir dış Web sunucu başına 10 ila 20 intranet sunucu kurmaktadır. Netscape firmasına göre, bu oran büyük kuruluşlarda bire elli gibi yüksek oranlara ulaşmaktadır. Netscape’in toplam cirosunun %75’ini intranet’lerle ilişkili satışlar oluşturmaktadır. Zona Research araştırma kuruluşu da, satılan tüm Web sunuculardan yaklaşık olarak %79’unun kurum intranet’lerinde kullanıldığını belirtmektedir.
1997’lere kadar kullanılan Web sunucuların %70’ini ücretsiz sağlanabilen ürünler oluşturmaktaydı(Apache Server). Son yıllarda, Windows NT’ye dayalı sunucular atağa geçmiştir. İntranet kullanıcıları ürünlerden, en son HTML versiyonlarını desteklemesini, otomatik olarak terfi edilebilmesini, aynı anda birçok Web tarayıcı istemcilerine hizmet verebilmesini, kurumsal veritabanına erişim ve tümleşimi, farklı düzeyde kullanıcılarla baş edebilmek üzere güvenlik özellikleriyle donatılmasını, Web sunucunun kullanımı ve yönetimi hakkında istatistikler raporlar sağlamasını beklemektedir. Bu tür konular sürekli bir desteği gerektirmekte ve genel olarak ücretsiz bazda sağlanan(“freeware”) yazılımlarla yerine getirilememektedir. Bu etkenler ticari ürünleri ön plana çıkarmaktadır.